Znovu

Dnes je 5.2.2023

Formy spolupráce

[Zpět]

Účtování ve ZNOVU - systém "Krabice od bot"

Jde o klasický postup vedení externího účetnictví.

Klient - podnikatel běžně produkuje a přijímá doklady (faktury, účtenky, bankovní výpisy). Ty odkládá do "Krabice", kterou v dohodnutých intervalech (měsíc, čtvrtletí)předá do ZNOVU. Ve ZNOVU proběhne posouzení dokladů, založení (nalepení) do patřičných složek, zápis do knih v počítači (kniha došlých faktur, pokladna, banka….) a zaúčtování. Každý zaúčtovaný doklad je označen razítkem ZNOVU. Tím účetní firma přebírá odpovědnost za jeho zaúčtování.
Po zaúčtování jsou produkovány v písemné, nebo elektronické formě základní dokumenty jako Výsledovka, Rozvaha, výkaz DPH s přílohou, přehledy závazků a pohledávek, návrh daňového přiznání a případně další dle dohody
Při nejbližší další návštěvě s "Krabicí" si podnikatel přebírá uspořádané doklady a dohodnuté výstupní sestavy.

Uvedený postup, termíny a garance jsou zachyceny ve smlouvě o dílo.

Tato forma je stále využívána především drobnými podnikateli. Ti si většinou informace o stavu firmy udržují buď přímo "v hlavě", nebo na neformální podpůrné evidenci. Od vedení účetnictví očekávají především to, aby obstálo před případnými kontrolami.

Účtování u klienta- systém "Doklady leží, účetní běží"

Účetní program ExWin, jehož je ZNOVU autorem, umožňuje efektivní dělbu práce mezi klientem a účetní firmou.

To je zajištěno následovně:

Program je instalován na PC u klienta.(Program, instalace i jeho průběžná aktualizace je zahrnuta ve standardních cenách účetních prací.)
Pracovníci klienta mohou v ExWin aktivně vystavovat faktury, pokladní doklady, upomínky, příkazy k úhradě, importovat bankovní výpisy. Zároveň mají v každém okamžiku k dispozici výpisový aparát (stavy, pohyby a vývoj účtů), analýzy platební morálky odběratelů, stav majetku, daňové povinnosti atd.
Program je otevřen okolnímu světu - lze importovat elektronické bankovní výpisy, kursovní lístek ČNB, exportovat elektronické faktury a příkazy k úhradě. Pro ZNOVU není problém zajistit importy dat z jiných (fakturačních) systémů
Účetní ZNOVU v dohodnutých termínech - obvykle 2 - 4x za měsíc navštíví klienta, zkontroluje doklady a klientovy zápisy do počítačových knih a provede jejich vlastní zaúčtování. Kopii dat si odnáší do ZNOVU k další analýze.

Tímto způsobem vedené účetnictví může pak fungovat jako zdroj aktuálních informací pro řízení firmy. Klient má neustále k dispozici všechny své doklady. Převážná část klientů ZNOVU dnes využívá právě tuto formu.

Účtování na serveru - systém "Doklady leží, Internet běží"

Účetní program ExWin umožňuje vedení účetnictví prostřednictvím vzdálené plochy (terminálových služeb) na serveru. Pro tento způsob ZNOVU dává klientům k dispozici zdarma prostor na vlastním serveru, případně je možno pracovat na serveru klienta.
Způsob této formy spolupráce je možno charakterizovat následovně:

Jsou k dispozici všechny výhody režimu Účtování u klienta.
Klient se může připojovat k účetnictví z kteréhokoli počítače s přístupem ke vzdálené ploše Windows serveru.
Práci se vzdáleným klientem podporuje navíc i archiv elektronických dokumentů ZELA.
Jde o programový aparát, který umožňuje systematické ukládání dokladů v elektronické podobě (např. faktur, které posílají dodavatelé e-mailem, nebo papírové doklady oskenované). Dokumenty je pak možno kdykoli zobrazit na vzdálené ploše, aniž by bylo nutno je vyhledávat v "papírovém" archivu.

Tento způsob reálně otevírá prostor pro vzdálenou spolupráci a zároveň eliminuje problémy, spojené s dávkovým přenosem dat.

Poznámka: Všechny výše uvedené systémy jsou aplikovány v řadě variant, kde se mohou prolínat prvky každého z nich. Další vývoj ExWin je veden tak, aby co nejvíce využíval prostředí Internetu a omezil tak fyzický transport lidí i dokumentů. Publikování výstupů v tomto prostředí zároveň umožní okamžitou informovanost kompetentních pracovníků

Import dat ze stávajících systémů

Naši programátoři jsem schopni datově propojit stávající software klienta (skladové,prodejní,zakázkové a jiné systémy) s programem ExWin. Tím se zjednodušší a urychlí účtování a odstraní se nebezpečí chyb vznikajícíh při opětovném pořizování dokladů vznikajícíh v jiných systémech.

Rekonstrukce

ZNOVU zajišťuje pro klienty i rekonstrukce jejich účetnictví. Vedle účetní odbornosti při tom uplatňuje své programátorské zázemí. Máme zkušenosti s konverzemi dat z různých účetních systémů do ExWin (například ze systémů Pohoda, Abra, Ekonom). Tím je možno odbourat "manuální" práci s opětovným pořizováním dokladů, a je tak dosaženo vyšší efektivity a je zároveň možno věnovat více času vlastní odborné rekonstrukci.
Každá taková akce vyžaduje individuální posouzení a postup i čas programátorů a nejzkušenějších účetních.

Mzdová agenda

je vedena důsledně ve ZNOVU. Nezbytné písemné podklady pro mzdy jsou do ZNOVU dodávány poštou, či poslem a to buď jako originály, nebo kopie. ZNOVU si po nezbytnou dobu (dle smlouvy) vede patřičné složky kopií s tím, že originály vrací obratem klientovi k archivaci. Podklady pro měsíční výplaty jsou do ZNOVU zasílány faxem, mailem, případně poštou.
Základní výstupy - výplatní pásky, příkazy k úhradě a přehledy opět mohou nabývat formu "papírovou", nebo elektronickou. Pro přihlašování a odhlašování pracovníků a pro další styk s úřady je využíván elektronický podpis.
Smluvně je garantována ochrana osobních dat.